Zálohová (proforma) faktura je jen výzva k úhradě zálohy a není daňovým dokladem — odběratel si z ní DPH neodečte. Ostrá, tedy konečná či vyúčtovací faktura, je už daňový doklad, který vystavíte po uskutečnění plnění a zohledníte v něm přijatou zálohu. Opravným daňovým dokladem opravíte základ daně podle § 42, nebo výši daně podle § 43 zákona o DPH, pokud se po vystavení původního dokladu poměry změní.
Jaký je rozdíl mezi zálohovou, ostrou a opravnou fakturou?
Tyto tři doklady plní zcela odlišnou roli, přestože se v praxi běžně zaměňují. Zálohová (proforma) faktura je pouhá výzva k zaplacení zálohy před dodáním. Zákon o DPH ji nezná jako daňový doklad, neuvádí se na ní základ daně ani částka DPH a odběratel si na jejím základě nemůže uplatnit odpočet. Slouží jen k tomu, abyste od zákazníka dostali platbu předem.
Ostrá faktura — konečná či vyúčtovací — se vystavuje až po uskutečnění plnění a je plnohodnotným daňovým dokladem. Právě z ní odvádíte DPH a odběratel si z ní daň odečte. Opravný daňový doklad nevzniká na začátku obchodu, ale dodatečně: mění už vystavený doklad, jakmile se změní cena, rozsah nebo osud plnění.
Protože se doklady liší daňovými dopady, jejich záměna patří mezi nejčastější účetní chyby. Základní pravidla se přitom liší i mezi zeměmi, jak jsme ukázali v přehledu rozdílů v DPH mezi Slovenskem a Českem.
Kdy vzniká povinnost přiznat daň při platbě předem?
Klíčový je § 20a zákona č. 235/2004 Sb. o DPH. Přijmete-li úplatu (zálohu) přede dnem uskutečnění plnění, vzniká povinnost přiznat daň ke dni přijetí úplaty, a to z přijaté částky. Platí tu ovšem důležitá podmínka: plnění musí být k tomuto dni známo dostatečně určitě.
Za dostatečně určité se považuje plnění tehdy, když je známo alespoň zboží nebo služba, sazba daně a místo plnění. Pokud například nevíte, jaká sazba se uplatní, povinnost přiznat daň ze zálohy nevzniká a zdaníte až samotné plnění. Vzniká-li povinnost přiznat daň z úplaty, jste povinni vystavit daňový doklad do 15 dnů ode dne přijetí úplaty.
Příklad: Zákazník uhradí zálohu 12 100 Kč včetně DPH na jasně určenou službu se sazbou 21 %. Povinnost přiznat daň vzniká dnem přijetí platby a do 15 dnů vystavíte daňový doklad k přijaté úplatě, i když plnění proběhne později.
Jak zúčtovat zálohu v konečné faktuře?
Konečná (vyúčtovací) faktura se vystavuje po uskutečnění plnění a musí zohlednit již zdaněnou zálohu. Pokud zákazník uhradil a vy jste zdanili celou částku předem, na konečné faktuře už žádná nová daňová povinnost nevzniká — pouze zrekapitulujete plnění a odečtete dříve zdaněnou zálohu, takže k doplatku zůstane nula.
Byla-li záloha jen částečná, při dodání zdaníte pouze zbytek ceny. Podstatné je, aby konečná faktura jednoznačně navazovala na doklad k přijaté úplatě a aby se tatáž DPH nezdanila dvakrát. Dvojí zdanění nebo naopak úplné opomenutí DPH ze zálohy bývá u vyúčtování nejčastějším pochybením.
Kdy vystavit opravný daňový doklad — § 42, nebo § 43?
České právo rozlišuje dva důvody opravy, a to je pro správný postup zásadní. Oprava základu daně podle § 42 se týká obchodních důvodů — sleva, vrácení zboží, zrušení plnění nebo vrácení zálohy u neuskutečněného plnění. Bere se jako samostatné zdanitelné plnění a promítá se do běžného daňového přiznání za období, kdy byl opravný doklad doručen.
Oprava výše daně podle § 43 naopak řeší chybně uplatněnou daň, typicky nesprávnou sazbu. Ta se neopravuje jako nové plnění, ale zpravidla v dodatečném daňovém přiznání za období původního plnění. Snižuje-li se cena, hovoří se lidově o dobropisu, zvyšuje-li se, o vrubopisu.
Jaké náležitosti musí mít opravný daňový doklad?
Opravný daňový doklad podle § 45 musí jednoznačně navazovat na původní doklad, jinak může správce daně opravu zpochybnit. Plátce jej vystaví do 15 dnů ode dne, kdy zjistil důvod opravy. Doklad obsahuje zejména:
- evidenční číslo původního daňového dokladu, k němuž se oprava vztahuje,
- původní základ daně a původní výši daně,
- rozdíl v základu daně a rozdíl ve výši daně,
- datum vystavení opravného daňového dokladu.
Týká-li se oprava více plnění, lze společné údaje uvést jen jednou, z dokladu však musí být stále zřejmé, kterých původních plnění se oprava týká.
Jak se oprava promítne do přiznání a kontrolního hlášení?
Postup se odvíjí od toho, o jakou opravu jde. Oprava základu daně podle § 42 se jako samostatné plnění uvede v běžném přiznání za období doručení opravného dokladu; oprava výše daně podle § 43 se promítne v dodatečném přiznání za původní období. V obou případech se doklad objeví i v kontrolním hlášení.
Hlídejte proto, aby údaje dodavatele a odběratele seděly — nesoulad mezi doklady bývá častým důvodem výzvy správce daně. Při větším počtu oprav se vyplatí provést souhrnnou kontrolu, aby se změna promítla konzistentně do všech výkazů.
Zálohy, vyúčtování i opravné doklady mají svá přesná pravidla a chyba v nich znamená buď zbytečně odvedenou DPH, nebo nedoplatek se sankcí. Rádi vám nastavíme fakturaci tak, aby zálohy i opravy seděly napoprvé.
Časté dotazy
Je zálohová faktura daňovým dokladem?
Není. Zálohová (proforma) faktura je jen výzvou k úhradě zálohy, neuvádí se na ní DPH a odběratel si z ní nemůže odečíst daň. Povinnost přiznat daň i nárok na odpočet vznikají až z daňového dokladu k přijaté úplatě, případně z konečné faktury po uskutečnění plnění.
Jaký je rozdíl mezi opravou podle § 42 a § 43?
Oprava podle § 42 se týká základu daně z obchodních důvodů (sleva, vrácení zboží, zrušení plnění) a bere se jako samostatné plnění v běžném přiznání. Oprava podle § 43 řeší chybně uplatněnou daň, například špatnou sazbu, a provádí se zpravidla v dodatečném přiznání za původní období.
Musím odvést DPH z každé přijaté zálohy?
Ne vždy. Podle § 20a vzniká povinnost přiznat daň ke dni přijetí úplaty pouze tehdy, je-li plnění známo dostatečně určitě — tedy znáte-li zboží či službu, sazbu daně a místo plnění. Není-li to k datu platby jasné, daň ze zálohy nepřiznáváte a zdaníte až samotné plnění.