Prodejem zboží závazky prodávajícího nekončí — ze zákonné i smluvní záruky mu plynou povinnosti z reklamací, na které účetnictví reaguje tvorbou rezervy na záruční opravy. Tato rezerva je však účetním, nikoli daňovým nákladem: daňově se projeví až skutečné náklady na opravu, výměnu či vrácení peněz.
Proč závazky nekončí předáním zboží zákazníkovi
Když firma prodá výrobek nebo zboží, přebírá spolu s tržbou i budoucí riziko: zákazník může v záruční době uplatnit reklamaci. Z účetního hlediska jde o typický příklad závazku, který v okamžiku prodeje už existuje, ale jeho přesná výše ani termín nejsou známy. Zásada opatrnosti proto vyžaduje, aby firma toto riziko promítla do účetnictví již v období, kdy dosáhla souvisejících tržeb — nikoli až tehdy, když reklamace skutečně přijde.
Nástrojem je rezerva na záruční opravy a reklamace. Její tvorbu upravuje vyhláška k zákonu o účetnictví a Český účetní standard pro rezervy a jejím smyslem je přiřadit očekávané náklady budoucích reklamací k výnosům z prodeje, který tyto reklamace vyvolal.
Kdy vzniká povinnost tvořit rezervu na záruční opravy
Rezerva se tvoří tehdy, když firma poskytuje na prodané zboží nebo výrobky záruku a na základě zkušeností ví, že část z nich se vrátí k opravě nebo výměně. Netvoří se „od oka“ — účetní jednotka musí mít vnitřní směrnici, která určí způsob výpočtu. V praxi se výše rezervy odvozuje od historické reklamovanosti, například jako procento z tržeb za zboží v záruce nebo z počtu prodaných kusů.
Příklad: výrobce elektroniky z dlouhodobé statistiky ví, že reklamace dosahují přibližně 2 % ročních tržeb. Pokud prodal zboží v záruce za 10 milionů korun, vytvoří rezervu zhruba 200 000 korun. Tím v roce prodeje zohlední budoucí náklady, které teprve nastanou.
Jak rezervu na reklamace zaúčtovat
Tvorba rezervy se účtuje na vrub nákladů a ve prospěch účtu rezerv — podle předpokládané doby čerpání buď jako krátkodobá rezerva (účet 323), nebo ostatní rezerva (účet 459). Když později přijde reklamace a firma vynaloží skutečné náklady na opravu či výměnu, tyto náklady se kryjí z vytvořené rezervy, která se rozpouští. Ukáže-li se rezerva jako příliš vysoká nebo nízká, její zůstatek se upraví — nepoužitá část se zruší ve prospěch výnosů.
Důležité je rezervu každoročně přehodnotit při inventarizaci. Rezerva, která už nemá opodstatnění (například uplynula záruční doba), se musí rozpustit. O tom, co vlastně daňový náklad znamená, jsme psali v článku o nedaňových nákladech a tom, jak vám šetří peníze.
Proč rezerva na záruky není daňovým nákladem
Toto je bod, na kterém nejčastěji vzniká omyl. Rezerva na záruční opravy je účetní rezervou, nikoli zákonnou rezervou podle zákona č. 593/1992 Sb., o rezervách. Ten umožňuje daňově uznat jen vyjmenované rezervy (typicky rezervu na opravy hmotného majetku a další zvláštní případy), mezi které záruční opravy běžného výrobce nepatří. Tvorba rezervy na záruky je proto daňově neuznatelným nákladem a v daňovém přiznání zvyšuje základ daně.
Skutečný daňový náklad vzniká až v okamžiku, kdy firma reálně vynaloží náklady na opravu, výměnu nebo vrácení — tehdy jde o běžný daňový výdaj. Účetní rezerva tedy ovlivňuje účetní zisk už v roce prodeje, avšak na základ daně dolehnou záruky teprve tehdy, když se reklamace skutečně řeší. Rozpuštění nepoužité rezervy se přitom vyloučí ze zdanitelných výnosů, aby se stejná částka nezdanila dvakrát.
Jak zaúčtovat samotnou reklamaci
Když zákazník reklamaci uplatní, závisí účtování na způsobu vyřízení. Při opravě firma účtuje spotřebu materiálu a práci do nákladů (kryté rezervou). Při výměně zboží se původní zboží vyřadí a vydá se nové. Při vrácení peněz nebo poskytnutí slevy prodávající vystaví opravný daňový doklad (dobropis) a podle § 42 zákona o DPH opraví základ daně a odvedenou DPH.
Reklamace se tedy dotýká i DPH, nejen nákladů. Správné načasování opravy základu daně je klíčové, aby firma neodvedla DPH z plnění, které se fakticky neuskutečnilo. Souvislost s tím, co vše si lze dát do nákladů, rozebírá i text co vše si můžete dát do nákladů firmy.
Čím se rezerva liší od opravné položky
V praxi se rezerva a opravná položka zaměňují, ačkoli jde o odlišné nástroje. Rezerva je závazek s neurčitou výší nebo časem — typicky právě budoucí záruční opravy. Opravná položka naproti tomu vyjadřuje přechodné snížení hodnoty konkrétního majetku, například pohledávky nebo zásob. Záruky a reklamace patří jednoznačně do kategorie rezerv, protože se vážou na budoucí závazek vůči zákazníkovi, nikoli na snížení hodnoty existujícího majetku.
Co si stanovit ve vnitřní směrnici
Protože rezerva na záruční opravy je účetní rezervou, její obhajitelnost stojí a padá na vnitřní směrnici. Ta by měla jasně určit, z jaké základny a jakým procentem se rezerva vypočte, jak se ověřuje reklamovanost, kdy se rezerva rozpouští a jak se dokládá její použití. Při daňové kontrole je právě taková směrnice důkazem, že rezerva není svévolná, ale vychází ze skutečných zkušeností firmy.
Nevíte, zda vaší firmě vzniká povinnost tvořit rezervu na reklamace a jak ji správně zohlednit v daňovém přiznání? Pomůžeme vám nastavit vnitřní směrnici i správné účtování záruk.
Časté dotazy
Je tvorba rezervy na záruční opravy daňovým nákladem?
Ne. Rezerva na záruční opravy je účetní rezervou, nikoli zákonnou rezervou podle zákona č. 593/1992 Sb., o rezervách, proto je její tvorba daňově neuznatelným nákladem a v daňovém přiznání zvyšuje základ daně. Daňově uznaný je až skutečný náklad na opravu, výměnu nebo vrácení peněz ve chvíli, kdy jej firma reálně vynaloží.
Jak vysokou rezervu na reklamace mám tvořit?
Výši nelze stanovit náhodně. Odvíjí se od historické reklamovanosti firmy — nejčastěji jako procento z tržeb za zboží v záruce nebo z počtu prodaných kusů. Způsob výpočtu musí být zachycen ve vnitřní směrnici, aby byl při daňové kontrole obhajitelný. Rezervu je třeba každoročně přehodnotit a upravit podle skutečného vývoje reklamací.
Co dělat s rezervou, která se nepoužila?
Rezervu je nutné při inventarizaci přehodnotit. Pokud už nemá opodstatnění, například proto, že uplynula záruční doba nebo reklamace nenastaly, nepoužitá část se rozpustí ve prospěch výnosů. Protože tvorba rezervy byla daňově neuznatelným nákladem, její zrušení se vyloučí ze zdanitelných výnosů, aby se stejná částka nezdanila dvakrát.