Manko ve skladu e-shopu, tedy když je skutečný stav zboží nižší než stav v účetnictví, je podle § 25 odst. 1 písm. n) zákona č. 586/1992 Sb. daňově uznatelné jen do výše přijatých náhrad. Část přesahující náhradu je daňově neuznatelná, s výjimkou škod způsobených živelní pohromou nebo neznámým pachatelem podle potvrzení policie (§ 24 odst. 2 písm. l)), které jsou uznatelné v plné výši. Přirozené úbytky a ztratné do ekonomicky zdůvodněné normy, kterou si stanovíte, se za manko vůbec nepovažují.
Co je manko a co přebytek při skladové inventuře?
U e-shopu stojí a padá vše na skladu, proto je inventarizace zásob podle zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví povinnou součástí roku. Fyzickou inventurou zjistíte skutečný stav zboží a porovnáte jej se stavem v účetnictví. Rozdíl, který nedokážete doložit účetním záznamem, je inventarizační rozdíl.
Manko vznikne, když je skutečný stav nižší než účetní — na skladu máte méně zboží, než uvádějí karty zásob. Přebytek je opak: fyzicky najdete více kusů, než evidujete. Obě situace jsou u e-shopu běžné, protože při tisících expedicích ročně se najde chybně naskladněná dodávka, záměna šarže nebo chyba při balení. Manko a přebytek se navíc obecně nesmějí vzájemně kompenzovat, každý se posuzuje samostatně.
Jak se účtuje manko a přebytek na zboží?
Přebytek zásob se účtuje do výnosů — zvyšuje vám základ daně, protože reálně máte majetek navíc. Manko se účtuje do nákladů, ale tady nastupuje daňový filtr: účetní náklad ještě neznamená daňově uznatelný výdaj. Právě rozdíl mezi tím, co je náklad v účetnictví a co si smíte uplatnit v daňovém přiznání, bývá zdrojem chyb, jak připomínáme v článku o nejčastějších účetních chybách podnikatelů.
Manko je nutné podložit. K inventarizaci si připravte doklady, které prokáží její průběh i výsledek:
- inventurní soupis se skutečným stavem zboží,
- inventarizační zápis s porovnáním vůči účetnictví,
- doklad o přijaté náhradě (od zaměstnance, pojišťovny nebo dopravce),
- u škody potvrzení policie nebo posudek o rozsahu.
Bez této dokumentace správce daně manko jako daňový náklad neuzná, i kdyby reálně vzniklo.
Kdy je manko na zboží daňově uznatelné?
Základní pravidlo je přísné: podle § 25 odst. 1 písm. n) jsou manka a škody daňově uznatelné jen do výše přijaté náhrady. Pokud vám tedy zaměstnanec či dopravce chybějící zboží uhradí, do té částky je manko uznatelné; cokoli nad rámec náhrady zůstává daňově neuznatelné a musíte to v přiznání připočíst k základu daně.
Příklad: při inventuře e-shopu chybí zboží v pořizovací ceně 20 000 Kč. Skladník uzná zavinění a uhradí 12 000 Kč. Daňově uznatelných je 12 000 Kč, zbývajících 8 000 Kč je neuznatelný náklad. Pokud by náhradu nikdo neuhradil, celých 20 000 Kč by bylo neuznatelných. Podobné hranice mezi uznatelnými a neuznatelnými položkami rozebíráme v textu o tom, co vše si můžete dát do nákladů firmy.
Jaké výjimky uznávají ztrátu na zboží v plné výši?
Zákon myslí i na situace, které podnikatel nezavinil. Podle § 24 odst. 2 písm. l) jsou daňově uznatelné v plné výši škody vzniklé v důsledku živelní pohromy a škody způsobené podle potvrzení policie neznámým pachatelem. Živelní pohromou se přitom rozumí například povodeň, požár, vichřice s rychlostí větru nad 75 km/h, krupobití nebo sesuv půdy.
Pro e-shop to má praktický význam hlavně u vloupání do skladu nebo krádeže zásilky. Pokud pachatel zůstane neznámý a máte o tom potvrzení policie, můžete celou ztrátu uplatnit daňově, i když žádnou náhradu neobdržíte. U živelní škody je navíc obvykle nutné doložit její výši posudkem pojišťovny nebo soudního znalce. Bez těchto dokladů výjimka neplatí a vracíte se k přísnému pravidlu náhrad.
Co jsou přirozené úbytky a ztratné v maloobchodě?
Ne každý úbytek zásob je manko. Zákon výslovně uvádí, že za manko a škody se nepovažují technologické a technické úbytky a úbytky vyplývající z přirozených vlastností zásob, jako je rozprach, sesychání nebo odpar, a ztratné v maloobchodním prodeji, a to do výše ekonomicky zdůvodněné normy přirozených úbytků a ztratného stanovené poplatníkem.
Pro e-shop s potravinami, kosmetikou nebo křehkým zbožím je proto rozumné mít vnitřní směrnici s normou úbytků, opřenou o reálná data z provozu. Úbytek do této normy je daňově uznatelný, aniž byste jej museli krýt náhradou. Cokoli nad normu se už posuzuje jako klasické manko podle pravidla o náhradách. Normu si přitom nemůžete stanovit libovolně vysoko — musí být ekonomicky obhajitelná, jinak ji kontrola zpochybní.
Jak naložit s neprodejným a poškozeným zbožím?
Samostatnou kapitolou e-shopu je zboží, které nelze prodat — sezonní zbytky, zboží po záruce, poškozené či prošlé kusy. Pokud takové zboží reálně znehodnotíte nebo zlikvidujete, potřebujete o tom doklad: likvidační protokol s důvodem, datem, množstvím a způsobem likvidace. Bez něj hrozí, že úřad bude odpis vnímat jako neuznané manko.
Účetně se dočasné snížení hodnoty zásob řeší opravnou položkou, trvalé znehodnocení odpisem. Dokud máte likvidaci poctivě zdokumentovanou a prokážete, že zboží se skutečně nedalo zpeněžit, je odpis obhajitelný. U zboží, které se vrací od zákazníků a mění stav skladu, se vyplatí propojit inventuru s evidencí vratek, aby vám skladová evidence i daně seděly.
Jak předcházet mankám ve skladu e-shopu?
Nejlevnější manko je to, které nevznikne. V praxi pomáhá skladový systém napojený na e-shop, průběžné dílčí inventury místo jedné roční a jasná pravidla pro příjem a expedici. Čím dříve rozdíl odhalíte, tím snáz dohledáte jeho příčinu a doložíte případnou náhradu.
Stejně důležitá je vnitřní disciplína u dokladů — směrnice o inventarizaci, norma úbytků a vzor likvidačního protokolu ušetří při kontrole hodně vysvětlování. Manko sice nikdy zcela nevyloučíte, ale s pořádnou evidencí z něj uděláte zvládnutelnou položku místo nepříjemného neuznatelného nákladu.
Řešíte inventuru skladu e-shopu a nevíte, která manka si smíte uplatnit a jak doložit odpis neprodejného zboží? Projdeme vaši evidenci zásob, nastavíme normu úbytků i dokladování a připravíme daňově obhajitelné řešení.
Časté dotazy
Je manko na zboží v e-shopu daňově uznatelné?
Podle § 25 odst. 1 písm. n) zákona č. 586/1992 Sb. je manko daňově uznatelné jen do výše přijaté náhrady. Část přesahující náhradu je neuznatelná a připočítává se k základu daně. Výjimkou jsou škody z živelní pohromy a škody způsobené neznámým pachatelem podle potvrzení policie, které jsou uznatelné v plné výši.
Jak se daňově posuzují přirozené úbytky zásob?
Přirozené úbytky vyplývající z vlastností zásob a ztratné v maloobchodě do výše ekonomicky zdůvodněné normy stanovené poplatníkem se za manko nepovažují a jsou daňově uznatelné bez potřeby náhrady. Norma musí být ekonomicky obhajitelná a opřená o reálná data z provozu. Úbytek nad normu se už posuzuje jako klasické manko podle pravidla o náhradách.
Jak odepsat neprodejné nebo poškozené zboží?
Odpis neprodejného či poškozeného zboží je nutné doložit likvidačním protokolem s důvodem, datem, množstvím a způsobem likvidace. Dočasné snížení hodnoty se účtuje opravnou položkou, trvalé znehodnocení odpisem. Pokud prokážete, že zboží se reálně nedalo zpeněžit a bylo zlikvidováno, je odpis daňově obhajitelný.