Účetní doklady a účetní knihy musí česká firma uchovávat 5 let, zatímco účetní závěrku a výroční zprávu 10 let podle §31 zákona o účetnictví. Daňové doklady pro účely DPH se uchovávají 10 let podle §35 zákona o DPH a mzdové listy pro důchodové účely dokonce 45 let. Skartovat dokumenty lze až po uplynutí skartační lhůty.
Jak dlouho se uchovávají účetní doklady?
Zákon o účetnictví (č. 563/1991 Sb.) rozlišuje v §31 dvě základní lhůty. Účetní závěrka a výroční zpráva se uchovávají 10 let, zatímco účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh jen 5 let. Lhůta běží od konce účetního období, kterého se záznamy týkají.
Je to důležitý rozdíl oproti Slovensku, kde platí jednotných deset let — české „pětileté“ pravidlo nikdy nepřenášejte na slovenské doklady a naopak. Příklad: běžné účetní doklady za rok 2026 musíte uchovat do konce roku 2031, závěrku až do konce roku 2036. Na to, jaké doklady vlastně vznikají, navazuje i rozdíl mezi jednoduchým a podvojným účetnictvím.
Kolik let se archivují faktury a daňové doklady?
Z pohledu DPH platí §35 zákona o DPH (č. 235/2004 Sb.): plátce uchovává všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Tato lhůta je tedy delší než obecná pětiletá účetní lhůta pro doklady.
Po celou dobu musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost dokladu. Pokud doklady uchováváte elektronicky mimo tuzemsko, musíte správci daně zajistit k nim přístup. Praktický důsledek: i když účetní lhůta skončí, u dokladů s vazbou na DPH počítejte s deseti lety.
Jak lhůty souvisejí s možnou daňovou kontrolou?
Paragraf 32 zákona o účetnictví navíc říká, že pokud firma používá záznamy i pro jiné účely — daňové, reklamační nebo záruční — musí je uchovávat tak dlouho, jak to tyto účely vyžadují. V praxi to často znamená déle než základních pět let.
Typickým důvodem je daňová kontrola a lhůty pro stanovení daně. Základní lhůta pro stanovení daně podle daňového řádu činí zpravidla 3 roky, může se však prodloužit a zahájení kontroly ji přerušuje, takže reálně počítejte i s delším obdobím. Doklady proto uchovávejte minimálně po dobu, po kterou vám může finanční úřad daň doměřit. Bez kompletních podkladů se i správně přiznaná daň obhajuje obtížně — více v přehledu nejčastějších účetních chyb, kterých se podnikatelé dopouštějí.
Na které dokumenty myslet nad rámec účetnictví?
Zvláštní a výrazně delší lhůty platí pro mzdové dokumenty. Podle §35a zákona č. 582/1991 Sb. se mzdové listy a záznamy potřebné pro důchodové pojištění uchovávají 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají; u poživatelů starobního důchodu je to 10 let. Stejnopis evidenčního listu důchodového pojištění si zaměstnavatel ponechává 3 roky.
Těchto 45 let je jednou z nejdelších zákonných lhůt vůbec a je dobré na ně myslet už při zakládání personální evidence. Mzdové doklady proto neřaďte do stejného režimu jako běžné účetní doklady s pětiletou lhůtou.
Lze doklady archivovat elektronicky?
Ano. Dokumenty lze uchovávat v listinné i elektronické podobě. U digitální archivace musí být po celou skartační lhůtu zaručena věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost dokumentu, včetně údajů prokazujících jeho existenci v čase.
Elektronická archivace šetří místo i čas, nezbavuje však firmu odpovědnosti za to, aby doklady zůstaly úplné a dostupné. Při rozsáhlejší digitalizaci se vyplatí nastavit pravidla dříve, než se papírové originály začnou skartovat — více v článku o digitalizaci účetnictví.
Jak probíhá skartace a kdy doklady zničit?
Zničit doklady lze až po uplynutí skartační lhůty — nikdy dříve. Nakládání s dokumenty upravuje zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě; součástí spisového řádu je spisový a skartační plán se skartačními znaky a lhůtami.
Samotné vyřazení probíhá ve skartačním řízení. Dokumenty, které mohou být ještě potřeba pro probíhající spor nebo kontrolu, si ponechte i nad rámec minimální lhůty. U konkrétních typů dokladů se poraďte s účetním.
Nevíte, které doklady už můžete skartovat a které musíte ještě uchovat? Projdeme s vámi skartační lhůty, nastavíme přehledný systém uchovávání a pomůžeme s bezpečnou skartací po uplynutí lhůt.
Časté dotazy
Jak dlouho se uchovávají účetní doklady v Česku?
Účetní doklady, knihy, odpisové plány a účtový rozvrh se uchovávají 5 let, zatímco účetní závěrka a výroční zpráva 10 let podle §31 zákona o účetnictví. Daňové doklady pro DPH je ale třeba uchovávat 10 let. Lhůta běží od konce účetního období, kterého se záznamy týkají.
Jak dlouho se uchovávají mzdové listy?
Mzdové listy a záznamy potřebné pro důchodové pojištění se podle §35a zákona č. 582/1991 Sb. uchovávají 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají; u poživatelů starobního důchodu 10 let. Jde o jednu z nejdelších zákonných lhůt, počítejte s ní proto dlouhodobě.
Kdy mohu staré doklady skartovat?
Až po uplynutí skartační lhůty — u běžných účetních dokladů po 5 letech, u daňových dokladů a závěrky po 10 letech. Vyřazení probíhá ve skartačním řízení podle zákona č. 499/2004 Sb. Doklady potřebné pro spor nebo kontrolu si ponechte i nad rámec minimální lhůty.