Faktury v e-mailech, pokladní bloky v peněžence, výpisy z banky stažené jednou za čtvrtletí. Pokud vám to zní povědomě, nejste sami. Většina malých firem stále funguje takto – a stojí je to mnohem více času, než si uvědomují. Digitalizace účetnictví není o technologii. Je o tom, jak si nastavit procesy tak, aby vám účetnictví nepřinášelo stres, ale informace.
Co digitalizace účetnictví v praxi znamená
Digitalizace neznamená, že si koupíte drahý software a vše bude fungovat samo. Znamená to, že dokumenty – faktury, pokladní doklady, výpisy – jsou v digitální formě, dostupné na jednom místě, a váš účetní k nim má přístup v reálném čase.
V praxi to obvykle vypadá takto: faktury vám chodí e-mailem nebo je posíláte přímo přes fakturační program, bloky fotíte mobilem a nahráváte do aplikace, bankovní výpisy se importují automaticky. Účetní zaúčtuje doklady průběžně, ne jednou ročně před závěrkou.
„Martina vede malou advokátní kancelář. Předtím nosila účetní složku dokladů každý měsíc. Po přechodu na digitální účetnictví posílá faktury přímo z fakturační aplikace, bloky fotí mobilem. Čas strávený papírováním se ze dvou hodin měsíčně snížil na patnáct minut.“
Kde digitalizace šetří čas
První a největší úspora je konec fyzické manipulace s doklady. Žádné tisknutí, šanónování, odnášení. Druhá úspora je v komunikaci s účetním – když máte vše na jednom místě, nepotřebujete dohledávat, co jste kam poslali a kdy.
Třetí benefit je méně viditelný, ale důležitý: průběžný přehled o financích firmy. Pokud účetní zaúčtuje doklady každý týden, vidíte aktuální stav – ne stav před dvěma měsíci.
„Petr vlastní autoservis. Dosud věděl, kolik vydělal, až po roční závěrce. Po nasazení digitálního účetnictví vidí výsledovku aktuální na týden. Ví, kdy je ziskovost nízká a kdy může investovat do vybavení.“
Kde začít: tři kroky k digitálnímu účetnictví
Není potřeba měnit vše najednou. Většina firem přejde na digitální účetnictví postupně ve třech krocích.
Krok 1: Fakturace online. Přestanete vystavovat faktury ve Wordu nebo v Excelu a přejdete na některý z fakturačních programů. Faktury jsou číslovány automaticky, odcházejí e-mailem a záznamy zůstávají v systému. Existují i taková digitální řešení, kde můžete nahrávat přijaté faktury a bloky a zároveň ve stejné aplikaci vystavovat faktury.
Krok 2: Skenování bloků. Místo fyzického sběru dokladů fotíte bloky mobilem. Existují aplikace, které doklad rozpoznají a automaticky vyplní potřebné údaje.
Krok 3: Propojení s účetním. Ideální stav je, když vy i váš účetní pracujete ve stejném systému nebo máte sdílený přístup. Účetní vidí doklady v reálném čase a může účtovat průběžně.
Časté obavy a co je na nich pravdy
Podnikatelé se obvykle bojí tří věcí: ceny, složitosti a bezpečnosti dat.
Co se týče ceny – většina nástrojů pro malé firmy stojí jednotky eur měsíčně. Oproti času, který ušetříte, je to zanedbatelná položka. Co se týče složitosti – většina moderních aplikací nevyžaduje žádné účetní znalosti. Co se týče bezpečnosti – renomovaná cloudová řešení mají vyšší úroveň zabezpečení než domácí počítač s Excelem.
Pokud chcete vědět, jak digitalizace účetnictví souvisí s celkovým řízením financí firmy, doporučujeme podívat se také na článek Profesionální vedení účetnictví je základem každé úspěšné firmy.
Co digitalizace nevyřeší
Digitální nástroje jsou prostředek, ne cíl. Pokud jsou procesy ve firmě chaotické, digitalizace chaos nezruší – jen ho přenesete do jiného prostředí. Důležité je nastavit jednoduchá pravidla: kdo posílá jaké doklady, kdy a kam.
„Zuzana otevřela e-shop. Koupila si fakturační program a aplikaci na bloky, ale doklady nahrávala nepravidelně a nesystematicky. Účetní musela stále něco dohledávat. Problém nebyl v nástrojích – byl v rutině. Když Zuzana zavedla pevný pátek na nahrávání dokladů, situace se změnila.“
Shrnutí: co digitalizace účetnictví přinese
- Méně času na administrativu – doklady nahrajete za minuty místo hodin,
- Průběžný přehled o financích firmy – ne jen jednou ročně,
- Jednodušší spolupráce s účetním – vše na jednom místě,
- Méně chyb a zapomenutých dokladů,
- Přístup k informacím kdykoli a odkudkoli.
Výsledky z účetnictví můžete využít k řízení firmy – více o tom v článku Účetní závěrka jednoduše – co z ní vyčtete o své firmě.
Chcete přejít na digitální účetnictví a nevíte, kde začít? Nebo se ptáte, zda je váš současný systém nastaven dobře? Rádi se na to podíváme společně. Ve Wellbens mají všichni naši klienti aplikaci na nahrávání dokladů zahrnutou v ceně našich služeb, takže neplatí nic navíc.