Cloudové a SaaS předplatné (například Microsoft 365, Google Workspace, účetní či designové nástroje) je z účetního i daňového pohledu službou — účtuje se přímo do nákladů daného období a průběžně snižuje základ daně, aniž by vznikal majetek. Jinak je to u softwaru pořízeného natrvalo: pokud jde o dlouhodobý nehmotný majetek podle účetních předpisů, uplatňují se od roku 2021 do daňových nákladů jeho účetní odpisy, protože zákon o daních z příjmů samostatnou kategorii nehmotného majetku zrušil. Účtování SaaS a licencí proto závisí na tom, zda kupujete přístup ke službě, nebo trvalé právo software užívat.
Jaký je rozdíl mezi SaaS službou a koupí softwaru?
U SaaS (software as a service) a cloudových nástrojů neplatíte za vlastnictví programu, ale za přístup ke službě na určité období — měsíc, rok nebo podle počtu uživatelů. Nic se nestává vaším majetkem; jakmile předplatné skončí, přístup zaniká. Patří sem kancelářské balíky, e-mailové a úložné služby, CRM, fakturační a účetní aplikace či vývojářské nástroje.
Naopak pokud firma koupí software s trvalou licencí nebo si ho nechá vyvinout na míru a bude ho užívat dlouhodobě, nabývá k němu majetkové právo. Tento zdánlivě drobný rozdíl rozhoduje o celém účetním i daňovém režimu: služba jde přímo do nákladů, kdežto majetek se odpisuje.
Jak zaúčtovat SaaS předplatné a cloud?
Předplatné cloudové služby je službou a účtuje se přímo do nákladů, obvykle na účet 518 – Ostatní služby. Měsíční platby snižují základ daně průběžně a nevzniká žádný majetek, který by se odpisoval.
Pozor na předplatné zaplacené předem na období, které přesahuje účetní rok. Tehdy se uplatní časové rozlišení přes náklady příštích období (účet 381). Příklad: zaplatíte-li roční předplatné 12 000 Kč v říjnu 2026, do nákladů roku 2026 patří jen tři měsíce (3 000 Kč) a zbylých 9 000 Kč se promítne do roku 2027. Přehled toho, co si firma může uplatnit, jsme shrnuli v článku o tom, co vše si můžete dát do nákladů firmy.
Kdy je software nehmotným majetkem a jak se odpisuje?
Zásadní změna nastala od roku 2021: novela zákona o daních z příjmů zrušila samostatnou kategorii nehmotného majetku a s ní i zvláštní daňové odpisy. U softwaru pořízeného jako dlouhodobý nehmotný majetek se proto nově do daňových nákladů uplatňují jeho účetní odpisy po dobu životnosti stanovenou v odpisovém plánu.
Hranici, od které se software eviduje jako dlouhodobý nehmotný majetek, zákon nestanovuje pevně — určí si ji účetní jednotka ve vnitřní směrnici (v praxi bývá 60 000 Kč). Levnější software a licence pod touto hranicí se uplatní přímo do nákladů. Digitalizaci a s ní spojené náklady jsme rozebrali v článku o digitalizaci účetnictví.
Jak je to s DPH u SaaS ze zahraničí?
Většina cloudových nástrojů pochází od zahraničních poskytovatelů z EU i ze třetích zemí. U služeb mezi podnikateli (B2B) je místem plnění sídlo příjemce podle § 9 zákona č. 235/2004 Sb. o DPH — tedy Česká republika. Dodavatel vystaví fakturu bez daně a český odběratel uplatní reverse charge: sám přizná DPH ve výši 21 % a zároveň si ji, pokud službu používá k ekonomické činnosti, ve stejném přiznání odečte.
I neplátce DPH se musí před přijetím služby z jiného členského státu registrovat jako identifikovaná osoba podle § 6h zákona o DPH a daň přiznat — bez nároku na odpočet. Tato povinnost se často opomíjí.
Jak uplatnit licence, moduly a náklady na implementaci?
Časově omezené licence (například roční licence na antivirus nebo grafický program) jsou svou povahou blízké službě a účtují se do nákladů, případně s časovým rozlišením. Trvalé licence k dražšímu softwaru naopak vstupují do jeho pořizovací ceny a odpisují se spolu s ním.
U nákladů na zavedení a přizpůsobení softwaru je rozhodující, zda rozšiřují funkčnost majetku — pak jde o jeho zhodnocení promítané do odpisů — nebo zda jde jen o běžnou údržbu, podporu a aktualizace, které jsou nákladem období. Hranici mezi obojím je vhodné posoudit případ od případu.
Na co si dát pozor u daňové uznatelnosti?
Základní podmínka platí pro všechny IT náklady stejně: výdaj musí souviset s dosažením, zajištěním a udržením zdanitelných příjmů a firma ho musí umět prokázat. U nástrojů, které mohou sloužit i k soukromým účelům, je třeba obhájit jejich firemní využití, jinak hrozí krácení výdaje.
Nezbytné jsou pořádné doklady — faktura, doklad o platbě a u zahraničních služeb i správně přiznaná DPH. Protože mnoho SaaS plateb probíhá kartou v cizí měně, dejte pozor na správný přepočet kurzem a na úplnost dokladů, které poskytovatelé vystavují jen elektronicky. Více souvislostí najdete v článku o optimalizaci nákladů firmy.
Nevíte, zda máte konkrétní software nebo cloudové předplatné dát přímo do nákladů, nebo ho odpisovat? Rádi vám nastavíme účtování SaaS i správné přiznání DPH u zahraničních služeb.
Časté dotazy
Je SaaS předplatné jednorázový náklad, nebo se odpisuje?
SaaS předplatné je platbou za službu, nikoli za majetek, proto se účtuje přímo do nákladů období a neodpisuje se. Základ daně snižuje průběžně, jak platby vznikají. Odpisuje se pouze software pořízený natrvalo, který je dlouhodobým nehmotným majetkem — a to od roku 2021 formou účetních odpisů, jež jsou daňově účinné.
Od kdy si firma uplatní roční předplatné zaplacené předem?
Pokud předplatné pokrývá období přesahující účetní rok, uplatní se časové rozlišení přes náklady příštích období (účet 381). Do nákladů roku patří jen ta část, která připadá na jeho měsíce, a zbytek se promítne do následujícího roku. Roční předplatné zaplacené v říjnu se tak rozdělí mezi dva roky podle počtu měsíců.
Musím u SaaS od zahraničního dodavatele řešit DPH?
Ano. U služby od zahraničního poskytovatele je místem plnění Česká republika a odběratel uplatní reverse charge ve výši 21 %. Plátce DPH daň přizná a zároveň si ji odečte. Neplátce se musí před přijetím služby z EU registrovat jako identifikovaná osoba podle § 6h zákona o DPH a daň přiznat, avšak bez nároku na odpočet.