Inventarizace je zákonná povinnost každé účetní jednotky ověřit, zda stav majetku a závazků v účetnictví odpovídá skutečnosti. Provádí se k okamžiku sestavení účetní závěrky, tedy zpravidla ke konci roku, a bez ní není účetnictví průkazné. Zjištěné rozdíly, manka a přebytky, je nutné zaúčtovat a daňově vypořádat.
Co je inventarizace a čím se liší od inventury?
Pojmy inventura a inventarizace se běžně zaměňují, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, mezi nimi ale rozlišuje. Inventura je samotné zjištění skutečného stavu majetku a závazků a jeho zaznamenání do inventurního soupisu. Inventarizace je širší proces: skutečný stav zjištěný inventurou porovnáte se stavem v účetnictví, vyčíslíte rozdíly a vypořádáte je.
Povinnost inventarizovat majetek a závazky plyne z § 6 odst. 3 a § 29 zákona o účetnictví. Není to formalita, protože bez inventarizace není účetnictví průkazné, a jde tak o jednu z prvních věcí, které při kontrole prověřuje finanční úřad. O tom, jak se vyhnout typickým pochybením, píšeme v přehledu nejčastějších účetních chyb podnikatelů.
Jaké druhy inventury existují?
Zákon rozlišuje dva způsoby zjištění skutečného stavu. Fyzickou inventurou zjišťujete stav majetku, u kterého lze jeho existenci ověřit vizuálně, tedy zásoby na skladě, hmotný majetek či hotovost v pokladně. Dokladovou inventurou ověřujete závazky a majetek, jehož existenci vizuálně zjistit nelze, typicky pohledávky, rezervy nebo zůstatky na účtech.
V praxi to znamená, že zboží v regálu fyzicky spočítáte a porovnáte s evidencí, zatímco existenci pohledávky doložíte například odsouhlasením zůstatku s odběratelem.
Kdy se inventarizace provádí?
Periodickou inventarizaci provádíte k okamžiku, ke kterému sestavujete řádnou nebo mimořádnou účetní závěrku, u většiny firem k 31. prosinci. Zákon ale připouští pružnost. Fyzickou inventuru lze podle § 30 zahájit nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit nejpozději dva měsíce po něm. Účetní jednotka si navíc může stanovit takzvaný rozhodný den předcházející rozvahovému dni a stav ke konci roku dopočítat podle záznamů o přírůstcích a úbytcích.
U zásob a u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který je v soustavném pohybu, lze použít průběžnou inventarizaci kdykoli v průběhu roku, nejméně však jednou za účetní období. Ostatní majetek a závazky se inventarizují k závěrkovému dni.
Co musí obsahovat inventurní soupis?
Výsledek inventury zachycuje inventurní soupis, průkazný účetní záznam. Podle § 30 musí zejména umožňovat jednoznačné určení majetku a závazků, obsahovat podpisové záznamy osob odpovědných za zjištění skutečného stavu a za provedení inventury, způsob zjišťování skutečných stavů, ocenění majetku a závazků, okamžik zahájení a ukončení inventury a případně rozhodný den.
Teprve porovnáním soupisu se stavem v účetnictví vzniká podklad pro zaúčtování rozdílů. Tyto dokumenty nejsou jen interní administrativou, ale doklady, které musíte umět předložit i s odstupem let.
Jak se vypořádají manka a přebytky?
Rozdíl mezi skutečným a účetním stavem je inventarizační rozdíl. Je-li skutečný stav nižší než účetní a rozdíl nelze doložit, jde o manko (u peněz o schodek). Je-li skutečný stav vyšší, jde o přebytek.
Daňově nejcitlivější jsou manka. Podle zákona o daních z příjmů jsou manka a škody přesahující náhrady daňově neuznatelné (§ 25). Uznatelné jsou naopak škody způsobené živelní pohromou nebo neznámým pachatelem podle potvrzení policie (§ 24). Za manko se přitom nepovažují přirozené úbytky zásob do výše ekonomicky zdůvodněné normy, které jsou daňově uznatelné, úbytky nad normu nikoli. Souvislosti daňové uznatelnosti rozebíráme v článku o tom, co jsou nedaňové náklady.
Jak dlouho dokumentaci uchovávat?
Inventurní soupisy se uchovávají pět let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Pozor na rozdíl oproti účetní závěrce a výroční zprávě, které se uchovávají deset let. Kratší lhůta ale neznamená, že jde o méně důležité doklady, protože právě u nich se při kontrole ukáže, zda firma inventarizaci skutečně provedla.
Důsledná inventarizace není jen povinnost, ale i nástroj kontroly nad firmou. Odhalí zastaralé či neprodejné zásoby, chyby v evidenci i slabá místa v ochraně majetku. Čísla v závěrce, kterou si následně přečtete, tak mají reálnou vypovídací hodnotu, a co z nich vyčtete, shrnujeme v článku o tom, jak číst účetní závěrku jednoduše.
Blíží se vám účetní závěrka a nevíte si rady s inventarizací majetku a závazků? Rádi vám nastavíme celý proces tak, aby obstál při kontrole a zároveň vám dal reálný obraz o firmě.
Časté dotazy
Kdy se inventarizace provádí?
Periodickou inventarizaci provádíte k okamžiku, ke kterému sestavujete řádnou nebo mimořádnou účetní závěrku, u většiny firem k 31. prosinci. Fyzickou inventuru lze zahájit nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit nejpozději dva měsíce po něm. U zásob a movitého majetku v pohybu lze použít průběžnou inventarizaci.
Jsou manka daňově uznatelná?
Manka a škody jsou daňově uznatelné jen do výše přijatých náhrad. Výjimkou jsou škody způsobené živelní pohromou a škody způsobené neznámým pachatelem podle potvrzení policie, které jsou uznatelné v plné výši. Přirozené úbytky zásob do výše ekonomicky zdůvodněné normy se za manko nepovažují a uznatelné jsou.
Jak dlouho uchovávat inventurní soupisy?
Inventurní soupisy se uchovávají pět let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. To je kratší lhůta než u účetní závěrky a výroční zprávy, které se uchovávají deset let. Přesto jde o klíčové doklady, které při kontrole prokazují, že inventarizace skutečně proběhla.