Virtuální sídlo je legální služba, u které si firma zapíše jako své sídlo pronajatou adresu poskytovatele místo vlastní kanceláře. K zápisu do veřejného rejstříku je vždy potřeba doložit prohlášení vlastníka nemovitosti se souhlasem s umístěním sídla, s úředně ověřenými podpisy. Vyplatí se hlavně firmám, které fyzickou kancelář nepotřebují a chtějí prezentační adresu oddělenou od bydliště.
Co je virtuální sídlo a je legální?
Sídlo firmy je adresa zapsaná ve veřejném rejstříku. Zákon nevyžaduje, aby na této adrese firma reálně vykonávala činnost — postačí, že tam má oprávněně umístěné sídlo. Virtuální sídlo proto není nic mimo zákon, ale běžná pronajatá adresa. Rozhodující je, že adresa reálně existuje, je dohledatelná a firma na ní přebírá poštu.
Základy fungování společnosti a rozdíly mezi zeměmi jsme rozebrali v článku o založení s.r.o. Slovensko vs Česko. Souvislosti při stěhování firmy popisuje text kdy se vyplatí přesunout firmu do Česka.
Co říká zákon o adrese sídla?
K zápisu nebo změně sídla je nutné doložit právní důvod užívání prostor. Podle § 14 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících, postačí písemné prohlášení vlastníka nemovitosti, že s umístěním sídla souhlasí. Prohlášení nesmí být starší než 3 měsíce a podpisy na něm musí být úředně ověřeny.
Poskytovatel virtuálního sídla toto prohlášení standardně dodává jako součást služby. Bez něj rejstříkový soud ani notář zápis neprovede. Souhlas musí být aktuální a znít na konkrétní firmu; poskytovatelé ho proto vystavují při podpisu smlouvy. Při změně poskytovatele je potřeba nový souhlas a opětovný zápis změny sídla do rejstříku.
Kdy se virtuální sídlo vyplatí?
Hodí se pro online podnikání, e-shopy, konzultanty a freelancery, kteří nepotřebují kamennou provozovnu. Řeší i situaci, kdy podnikatel nechce mít sídlo na adrese svého bydliště — z důvodu soukromí nebo proto, že vlastník bytu nesouhlasí. Sídlo na pronajaté adrese tak odděluje podnikání od soukromí, což ocení hlavně jednočlenné s.r.o.
Prestižní adresa navíc působí důvěryhodněji vůči klientům i bankám. Banky i obchodní partneři si adresu firmy běžně ověřují v rejstříku. Pro firmu, která reálně provozuje sklad či prodejnu, ale virtuální sídlo nenahrazuje potřebnou provozní adresu. Nahrazuje administrativní adresu sídla, ne místo, kde se činnost reálně vykonává.
Co bývá součástí služby?
Kromě adresy a prohlášení vlastníka poskytovatelé obvykle nabízejí přebírání a skenování pošty, její přeposílání a označení firmy na budově. Někteří přidávají možnost krátkodobě si pronajmout zasedačku na jednání s klientem nebo kontrolou. Pro firmu bez stálé kanceláře je to praktické řešení příležitostných schůzek. Rozsah služby proto vybírejte podle toho, jak často fyzický prostor reálně potřebujete.
Ceny se liší podle lokality a rozsahu služeb. Kromě ceny sledujte, jak rychle vám předají přijatou poštu — u úředních zásilek může zpoždění znamenat zmeškanou lhůtu. Ověřte si i to, zda poskytovatel nabízí elektronické upozornění na novou zásilku a jak dlouho působí na trhu.
Jaké povinnosti sídlo přináší?
Na adresu sídla chodí úřední pošta včetně komunikace od finančního úřadu a soudů. I u virtuálního sídla odpovídáte za to, že se k vám zásilky dostanou a stihnete reagovat. Velkou roli hraje datová schránka, kterou má s.r.o. zřízenou ze zákona a kam dnes míří většina úřední komunikace. Datovou schránku je proto nutné sledovat stejně pečlivě jako listinnou poštu. Zmeškaná lhůta u zprávy doručené do datové schránky přitom jde vždy k tíži firmy.
Sídlo je místo, kde vás úřady „hledají“. Fiktivní nebo nekontaktní sídlo je rizikové — správce daně může firmu označit za nespolehlivou či nekontaktní, což komplikuje registrace i běžnou administrativu. I u virtuálního sídla proto firma potřebuje někoho, kdo poštu pravidelně kontroluje a řeší.
Jak sídlo zapsat nebo změnit?
Změna sídla je změnou zapisovaných údajů ve veřejném rejstříku. Potřebujete rozhodnutí společníků, prohlášení vlastníka nové nemovitosti s úředně ověřeným podpisem (ne starší 3 měsíce) a zápis přes notáře nebo rejstříkový soud. Adresu je nutné aktualizovat i vůči finančnímu úřadu.
Postup je administrativně zvládnutelný, ale chyby v podání zápis zdrží. Při zakládání firmy se sídlo řeší rovnou v prvozápisu, proto mějte adresu i prohlášení připravené předem. Náklady na změnu sídla (notář, správní poplatky) jsou jednorázové a ve srovnání s ročním nájmem kanceláře zanedbatelné.
Řešíte sídlo pro novou nebo stávající s.r.o.? Poradíme s adresou, prohlášením vlastníka i zápisem do rejstříku.
Časté dotazy
Je virtuální sídlo legální?
Ano. Sídlo je adresa zapsaná ve veřejném rejstříku a zákon nevyžaduje reálný výkon činnosti na této adrese. Podmínkou je podle § 14 zákona č. 304/2013 Sb. doložit prohlášení vlastníka nemovitosti se souhlasem s umístěním sídla, ne starší 3 měsíce a s úředně ověřenými podpisy.
Co potřebuji k zápisu virtuálního sídla?
Především prohlášení vlastníka nemovitosti se souhlasem s umístěním sídla — ne starší než 3 měsíce a s úředně ověřenými podpisy. Poskytovatel služby ho standardně dodá. Bez tohoto prohlášení rejstřík sídlo nezapíše.
Chodí na virtuální sídlo úřední pošta?
Ano, na adresu sídla míří úřední pošta, ačkoli většina komunikace od úřadů dnes u s.r.o. chodí do datové schránky. Přesto je důležité, jak rychle vám poskytovatel předá listinné zásilky, zejména ty s běžícími lhůtami.