Doklad, který nesplňuje všechny zákonné náležitosti, vám při daňové kontrole neuznají – platí to pro náklad v účetnictví i pro odpočet DPH. Daňový doklad plátce DPH musí splňovat údaje podle § 29 zákona o DPH, běžný účetní doklad zase náležitosti podle § 11 zákona o účetnictví. Rozdíl mezi „papírem, který vypadá jako faktura“ a dokladem, který obstojí, je právě v těchto detailech.
Proč při kontrole rozhoduje obsah dokladu, a ne to, že existuje?
Při daňové kontrole nestačí doklad pouze mít. Kontrolor posuzuje, zda je náklad nebo odpočet daně řádně prokázán – tedy zda doklad jednoznačně říká, kdo, komu, co, kdy a za kolik dodal. Chybí-li povinný údaj nebo je nesprávný, může správce daně náklad vyloučit ze základu daně, případně neuznat odpočet DPH. Firma pak zaplatí vyšší daň, přestože obchod reálně proběhl.
Kvalitní evidence dokladů proto není formalita, ale ochrana před doměřením daně a sankcemi. Nejde přitom o nic výjimečného – řadu chyb v dokladech jsme popsali v článku o nejčastějších účetních chybách, kterých se podnikatelé opakovaně dopouštějí.
Jaký je rozdíl mezi účetním dokladem a daňovým dokladem?
Účetní doklad je nadřazený pojem – patří do něj všechny průkazné záznamy o účetních případech: pokladní doklady, bankovní výpisy, interní doklady i faktury. Faktura (daňový doklad) je jen jedním druhem účetního dokladu, který se používá při prodeji a nákupu zboží či služeb. Každá faktura tedy musí splňovat náležitosti účetního dokladu; vystavuje-li ji plátce DPH, přibývají další povinné údaje podle zákona o DPH.
V praxi to znamená, že neplátce DPH vystavuje fakturu, která „jen“ naplňuje zákon o účetnictví, zatímco plátce musí ohlídat i náležitosti daňového dokladu podle § 29 zákona o DPH. Záměna těchto dvou rovin je běžnou příčinou chyb, které vyplují právě při kontrole.
Co musí obsahovat účetní doklad podle zákona o účetnictví?
Náležitosti účetního dokladu vymezuje § 11 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví. Doklad je průkazný jen tehdy, obsahuje-li tyto údaje:
- označení účetního dokladu,
- obsah účetního případu a jeho účastníky,
- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
- okamžik vyhotovení účetního dokladu,
- okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení,
- podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Tyto údaje musí splňovat i interní doklad, kterým si například zaúčtujete odpisy či rezervu. Právě chybějící podpisový záznam nebo neurčitý popis případu („služby“ bez dalšího vysvětlení) často snižují důkazní sílu dokladu.
Jaké náležitosti navíc vyžaduje daňový doklad plátce DPH?
Daňový doklad musí podle § 29 zákona o DPH obsahovat zejména: označení osoby, která plnění uskutečňuje, i osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, včetně jejich DIČ, evidenční číslo dokladu, rozsah a předmět plnění, datum vystavení, datum uskutečnění plnění nebo přijetí úplaty (liší-li se od data vystavení), jednotkovou cenu bez daně a případnou slevu, základ daně, sazbu daně a napokon výši daně v korunách.
Za těmito body se skrývá řada praktických chyb: chybějící DIČ odběratele, nesprávné datum uskutečnění plnění nebo jen obecný popis „poradenství“ místo konkrétního plnění. Pokud faktura takovou vadu obsahuje, odběrateli hrozí zpochybnění odpočtu DPH. Jak si připravit doklady tak, aby účetní i kontrolor měli jasno, jsme shrnuli v článku o tom, jak připravit podklady pro účetního.
Kdy stačí zjednodušený daňový doklad a co na něm být nemusí?
Zákon zná i zjednodušený daňový doklad, který nemusí obsahovat DIČ odběratele, jednotkovou cenu, základ daně ani samostatně vyčíslenou výši daně – stačí částka, kterou má osoba zaplatit. Použít jej lze u plnění, jehož celková částka nepřesahuje 10 000 Kč včetně daně.
Příklad: účtenka za nákup kancelářských potřeb za 2 000 Kč je plnohodnotným daňovým dokladem, i když na ní vaše firma uvedena není. U větších nákupů, kde chcete jednoznačně prokázat nárok na odpočet DPH, si však raději vyžádejte řádný daňový doklad s vaším DIČ, aby doklad při kontrole nevzbuzoval pochybnosti.
Které chyby doklad při kontrole nejčastěji „položí“?
Nejčastější příčinou neuznaného nákladu je doklad, který nepopisuje reálné plnění – obecné formulace typu „práce dle dohody“ bez specifikace rozsahu. Dále jsou to chybějící nebo nesprávná DIČ, nesprávné datum uskutečnění plnění (rozhodné pro vznik daňové povinnosti) a doklady vystavené na jinou osobu, než která plnění skutečně přijala.
Doporučujeme doklady kontrolovat průběžně, ne až při uzávěrce. Ověřte, zda faktura odpovídá objednávce a dodání, zda je čitelná a zda na ní nechybí žádný povinný údaj. Odhalíte-li vadu včas, opravíte ji opravným daňovým dokladem; objeví-li ji až kontrolor, bývá to spojeno s doměřením daně a sankcí.
Nejste si jistí, zda vaše faktury a účetní doklady obstojí při kontrole? Rádi vám evidenci projdeme a nastavíme tak, aby byla bez rizika.
Časté dotazy
Mohu si odpočítat DPH ze zjednodušeného daňového dokladu?
Ano, zjednodušený daňový doklad do 10 000 Kč včetně daně opravňuje k odpočtu DPH, i když neobsahuje DIČ odběratele. U větších nákupů však doporučujeme vyžádat si řádný daňový doklad s vaším DIČ. Jednoznačně identifikovaný doklad při kontrole nevyvolává pochybnosti o tom, kdo plnění přijal.
Co když faktura nemá některou povinnou náležitost?
Chybějící náležitost je třeba doplnit opravným daňovým dokladem od dodavatele; doklad může opravit jen ten, kdo jej vystavil. Odhalíte-li vadu před kontrolou, riziko neuznání odpočtu DPH výrazně snížíte. Doklad, který nepopisuje reálné plnění nebo je vystaven na nesprávnou osobu, ovšem opravou „naoko“ nezachráníte.
Do kdy musím vystavit daňový doklad po dodání zboží?
Plátce DPH musí daňový doklad vystavit do 15 dnů ode dne uskutečnění plnění, případně ode dne přijetí úplaty, byla-li přijata před uskutečněním plnění. U vybraných plnění pro jednu osobu lze vystavit souhrnný daňový doklad. Datum uskutečnění plnění je přitom rozhodné pro vznik povinnosti přiznat daň.