Náklady na kancelář, coworking i domácí pracovnu jsou daňově uznatelné, pokud reálně souvisejí s podnikáním firmy. Nájemné a energie snižují základ daně průběžně, vybavení do 80 000 Kč lze dát rovnou do výdajů a dražší majetek se odpisuje. Rozhodující je prokazatelná souvislost výdaje s podnikáním a řádný doklad.
Co vše patří mezi náklady na kancelář?
Do provozních nákladů kanceláře spadá vše, co firma potřebuje, aby v prostoru mohla skutečně pracovat – nájemné, energie (elektřina, plyn, voda, teplo), internet a telefon, úklid, ostraha, spotřební materiál i vybavení jako stoly, židle, počítače nebo tiskárna. Podstatná není forma výdaje, ale jeho souvislost s dosažením, zajištěním a udržením zdanitelných příjmů podle § 24 zákona o daních z příjmů.
Právě zde podnikatelé nejčastěji chybují. Pokud si zařídí kancelář, která zároveň slouží jako obývací pokoj rodiny, finanční úřad bude při kontrole zkoumat, jaká část nákladů skutečně připadá na podnikání. U smíšeného využití prostoru proto doporučujeme výdaje krátit poměrem, který dokážete obhájit – například podle podlahové plochy vyhrazené výhradně na práci.
Jak je to s nájemným a energiemi?
Nájemné je typickým provozním nákladem a u firmy vedoucí účetnictví se do výsledku hospodaření dostává průběžně podle období, na které se vztahuje. Pokud platíte nájem předem na delší dobu, náklad se časově rozlišuje do jednotlivých měsíců přes účet nákladů příštích období. Zaplatit nájem dopředu tedy neznamená uplatnit celou částku hned.
Energie a služby spojené s nájmem fungují obdobně – patří do nákladů období, kterého se týkají. U záloh na energie se do daňových výdajů dostane až reálná spotřeba po ročním vyúčtování. Pokud řešíte, co všechno si můžete uplatnit, přehled najdete v našem textu o tom, co vše si můžete dát do nákladů firmy.
Kdy je vybavení nákladem a kdy se odpisuje?
U vybavení kanceláře rozhoduje vstupní cena jedné věci. Hmotný majetek se vstupní cenou do 80 000 Kč můžete uplatnit jednorázově do daňových výdajů v roce pořízení. Sem spadne většina židlí, monitorů, menších tiskáren i kancelářských potřeb.
Jakmile věc přesáhne hranici 80 000 Kč, stává se hmotným majetkem a náklad uplatňujete postupně formou odpisů podle zařazení do odpisové skupiny. Stejná hranice 80 000 Kč platí i pro technické zhodnocení – tedy přestavby a modernizace prostoru. Příklad: konferenční stůl za 20 000 Kč dáte do výdajů hned, sestavu nábytku za 120 000 Kč budete odpisovat několik let. Jak výdaje nastavit efektivně, rozebíráme v článku o optimalizaci nákladů firmy.
Jak funguje coworking a sdílené prostory?
Coworking je z daňového pohledu pohodlný – platíte službu, nikoli nájem nemovitosti. Měsíční poplatek za pracovní místo či zasedačku je celý provozním nákladem období, kterého se týká, a nemusíte řešit odpisy vybavení ani vyúčtování energií. To ocení hlavně menší firmy a jednočlenné s.r.o., které nechtějí vázat peníze v zařízení kanceláře.
Pokud část práce probíhá z domova, je situace složitější. Jednatel, který pracuje z vlastního bytu, může firmě prostor pronajmout nebo si nechat proplácet poměrnou část nákladů – vždy ale na základě smlouvy a prokazatelného výpočtu. Bez podkladu takový výdaj u kontroly neobstojí.
Kdy si můžete odpočíst DPH z nákladů na kancelář?
Je-li firma plátcem DPH, z většiny nákladů na provoz kanceláře si daň odečte – z energií, internetu, coworkingu i z pořízeného vybavení, pokud prostor slouží ke zdanitelnému podnikání. Podmínkou je řádný daňový doklad a souvislost s ekonomickou činností.
Specifický je samotný nájem nemovitosti. Ten je zpravidla osvobozen od DPH, avšak pronajímatel se u nájmu jinému plátci může rozhodnout daň uplatnit; poté si nájemce DPH z nájmu odečte. Při smíšeném využití prostoru se nárok krátí. K tomu, co do nákladů naopak nepatří, se hodí přehled o tom, co jsou nedaňové náklady.
Jaké chyby firmy u provozních nákladů dělají?
Nejčastější chybou je zahrnutí celého nájmu bytu, který slouží převážně k bydlení, nebo nákup vybavení „na firmu“, které reálně používá rodina. Druhou pastí je nesprávné načasování – firmy zapomínají, že zálohy na energie ještě nejsou nákladem a že nájem placený předem se časově rozlišuje.
Třetím problémem jsou chybějící doklady. Bez faktury, nájemní smlouvy nebo výpočtu poměru využití prostoru ztrácí výdaj obhajitelnost. Doporučujeme vést si přehled provozních nákladů průběžně a u smíšeného využití mít předem připravený způsob krácení, který dokážete kontrolorovi vysvětlit.
Nejste si jistí, co všechno z nákladů na kancelář si firma reálně uplatní? Rádi vám provozní náklady nastavíme tak, aby obstály u kontroly.
Časté dotazy
Můžu si dát do nákladů celý nájem bytu, ze kterého pracuji?
Ne, pokud byt slouží převážně k bydlení. Do nákladů patří jen poměrná část připadající na prostor a čas reálně využívaný k podnikání. Tento poměr byste měli umět prokázat, například podle podlahové plochy vyhrazené na práci. Celý nájem bytu určeného k bydlení by u kontroly neobstál.
Do jaké částky dám vybavení kanceláře rovnou do výdajů?
Hmotný majetek se vstupní cenou do 80 000 Kč za kus můžete uplatnit jednorázově do daňových výdajů v roce pořízení. Věc dražší než 80 000 Kč se stává hmotným majetkem a uplatňuje se postupně formou odpisů. Stejná hranice 80 000 Kč platí i pro technické zhodnocení prostoru.
Je coworking daňově výhodnější než klasická kancelář?
Z hlediska administrativy ano. Poplatek za coworking je službou, kterou celou uplatníte do nákladů období, aniž byste řešili odpisy vybavení nebo vyúčtování energií. U klasické kanceláře musíte hlídat časové rozlišení nájmu, zálohy na energie i zařazení dražšího vybavení do majetku. Výhodnost ale závisí na velikosti firmy a potřebě vlastního zázemí.