Daňová evidence je nejjednodušší způsob, jak může OSVČ uplatnit skutečné výdaje bez vedení účetnictví. Upravuje ji § 7b zákona o daních z příjmů. Kdo ji vede, zaznamenává jen příjmy a výdaje a majetek a dluhy – nemusí sestavovat účetní závěrku. Je to varianta pro podnikatele, jimž se nevyplatí výdajový paušál a kteří zároveň nemají povinnost vést účetnictví.
Co je daňová evidence a pro koho je určená
Daňová evidence je mezistupeň mezi výdajovým paušálem a účetnictvím. Hodí se OSVČ, která má skutečné výdaje vyšší, než kolik jí umožní procentní paušál, a přitom nechce (ani nemusí) vést účetnictví. Vede ji poplatník s příjmy ze samostatné činnosti podle § 7, který současně nevede účetnictví, neuplatňuje výdaje procentem z příjmů a není v režimu paušální daně.
Je to v podstatě výchozí režim pro OSVČ, která si vybrala skutečné výdaje. Nevyžaduje žádné účetní knihy ani závěrku – stačí přehledná evidence, ze které je zřejmé, jak jste dospěli k základu daně.
Co musí daňová evidence obsahovat
Podle § 7b obsahuje daňová evidence údaje o:
- příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně,
- majetku a dluzích.
Pro obsahové vymezení složek majetku se použijí předpisy o účetnictví, není-li stanoveno jinak. Hmotný majetek se oceňuje podle § 29, pohledávky podle § 5 a ostatní majetek pořizovací cenou nebo vlastními náklady. Zákon nepředepisuje formu – evidenci lze vést v tabulce, v Excelu i v softwaru. Podstatné je, aby každý zápis byl doložitelný dokladem.
Kdy se vyplatí daňová evidence místo paušálu
Výdajové paušály podle § 7 odst. 7 jsou pohodlné – nic nedokladujete a uplatníte pevné procento z příjmů:
- 80 % u řemeslných živností a zemědělské výroby, nejvýše 1 600 000 Kč,
- 60 % u ostatních živností, nejvýše 1 200 000 Kč,
- 40 % u jiné samostatné činnosti a svobodných povolání, nejvýše 800 000 Kč,
- 30 % u nájmu majetku v obchodním majetku, nejvýše 600 000 Kč.
Stropy odpovídají příjmu 2 000 000 Kč – nad tuto hranici se paušál už nenavyšuje. Příklad: konzultant (40% paušál) s příjmem 1,5 milionu Kč si paušálem uplatní 600 000 Kč. Pokud má ale reálné výdaje 500 000 Kč, paušál je výhodnější. Naopak OSVČ s vysokými náklady na materiál a provoz na paušálu prodělá a vyplatí se jí daňová evidence. Při rozhodování pomůže i přehled, co všechno si lze dát do nákladů.
Jak se liší daňová evidence od účetnictví
Daňová evidence není účetnictví. Je výrazně jednodušší – pracuje s hotovostním principem (rozhoduje, kdy peníze přišly a odešly), zatímco účetnictví stojí na akruálním principu nákladů a výnosů. OSVČ musí přejít na účetnictví, jen pokud nastane některá z podmínek: je zapsána v obchodním rejstříku, její obrat za předchozí rok přesáhl 25 milionů Kč, ukládá jí to zvláštní předpis, nebo se k účetnictví rozhodne dobrovolně.
Pro většinu drobných podnikatelů tedy daňová evidence bohatě stačí a účetnictví by pro ně znamenalo zbytečnou administrativu. Rozdíly mezi oběma systémy jsme rozebrali v článku o jednoduchém a podvojném účetnictví.
Jak evidovat majetek, zásoby a provést inventuru
Hmotný majetek se eviduje a odpisuje podle § 26 až § 33 zákona o daních z příjmů a odpisy vstupují do výdajů. Zásoby, pohledávky a dluhy se vedou v evidenci majetku a dluhů. Na konci roku má daňová evidence jednu důležitou povinnost: podle § 7b odst. 4 poplatník k poslednímu dni zdaňovacího období zjistí skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů a provede o tom písemný záznam. O případné rozdíly se upraví základ daně.
Tato roční inventura není formalita – právě ona zajišťuje, že základ daně odpovídá skutečnosti. Pokud přecházíte z paušálu na skutečné výdaje, je potřeba stav majetku a pohledávek pečlivě zachytit, aby nedošlo ke dvojímu zdanění nebo naopak k vynechání příjmů.
Jak dlouho daňovou evidenci uchovávat
Daňovou evidenci a doklady je třeba uchovávat po dobu, po kterou lze daň stanovit. Prekluzivní lhůta podle § 148 daňového řádu je základně tři roky, může se však prodloužit (například zahájením daňové kontroly) až na deset let. Doklady k daňové ztrátě se doporučuje archivovat déle – obvykle až osm let – a plátci DPH musí daňové doklady uchovávat minimálně deset let.
V praxi tedy po podání přiznání nic hned neskartujte. Uspořádané a zálohované doklady jsou to, čím při případné kontrole prokážete oprávněnost uplatněných výdajů.
Nevíte, zda se vám víc vyplatí paušál, nebo daňová evidence, případně potřebujete pořádek v dokladech?
Časté dotazy
Je daňová evidence to samé jako účetnictví?
Ne. Daňová evidence je výrazně jednodušší – pracuje s hotovostním principem a stačí v ní vést příjmy a výdaje a majetek a dluhy. Nesestavuje se účetní závěrka. Účetnictví stojí na akruálním principu a je administrativně náročnější; OSVČ ho musí vést jen při splnění zákonných podmínek, například při obratu nad 25 milionů Kč.
Kdy se vyplatí daňová evidence místo paušálu?
Tehdy, když máte skutečné výdaje vyšší, než kolik vám umožní procentní paušál, nebo když narazíte na jeho absolutní strop (např. 1 200 000 Kč u 60% paušálu). Typicky jde o OSVČ s vysokými náklady na materiál, zboží nebo provoz. U nízkonákladových činností je naopak paušál výhodnější a jednodušší.
Musím na konci roku dělat inventuru?
Ano. Podle § 7b odst. 4 zjistíte k poslednímu dni zdaňovacího období skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů a provedete o tom písemný záznam. O zjištěné rozdíly se upraví základ daně. Tato roční inventura zajišťuje, že základ daně odpovídá skutečnému stavu.